เอกสารพื้นฐานนำเข้าส่งออก คนทำ Shipping ต้องรู้

การนำเข้าและการส่งออกจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเอกสารครบถ้วน
สำหรับการดำเนินพิธีการกับกรมศุลกากร ตม. ท่าเรือ หรือหน่วยงานรัฐต่างๆ 
ซึ่งคนทำธุรกิจ Shipping มือใหม่อาจจะสับสนได้ในช่วงแรก

ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเรียนรู้เอกสารให้ครบถ้วน
คนทำ Shipping ควรตอบคำถามได้ว่าเอกสารแต่ละใบนั้นทำหน้าที่อะไร? ใช้กับหน่วยงานไหน?
เพื่อที่จะสามารถจัดการและดำเนินงานได้อย่างราบรื่น
มาดูกันว่าเอกสารสำคัญใดบ้างที่คุณจำเป็นต้องรู้!


1. PO, Purchasing Order หรือใบสั่งซื้อสินค้า


เอกสารใบนี้คือใบที่ผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อสินค้า จะต้องส่งให้ผู้ส่งออกหรือผู้ขายเพื่อเปิดออเดอร์สำหรับการสั่งซื้อ
ปัจจุบันเอกสารใบนี้ (PO) ถูกลดบทบาทลง และกลายเป็นการเขียนอีเมลล์ หรือเขียนใบ Inquiry ไปยังที่ผู้ขายแทน
ซึ่งสามารถส่ง (PI) มาให้ได้เลย ส่วนใหญ่เราจะพบเห็นได้บ่อยครั้งจากการขนส่งสินค้าจากประเทศจีน
โดยเฉพาะการซื้อผ่านเว็บไซต์ซื้อสินค้าดังๆ อย่าง Alibaba, dhgate ซึ่งทำให้คนทำ Shipping สะดวกขึ้นมากครับ





2. PI, Proforma Invoice


เอกสารใบนี้ (PI) แท้จริงแล้วก็คือใบเรียกเก็บเงิน ทำหน้าที่บอกราคาสินค้า
โดยผู้ส่งออกหรือผู้ขาย มีหน้าที่ที่จะต้องออกใบนี้ให้กับ ผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อสินค้า
ซึ่งในปัจจุบัน สามารถส่งใบ (PI) แทนที่ใบ (PO) ได้เลยครับ





3. PL, Packing List รายการบรรจุสินค้า


เป็นเอกสารสำหรับการแจ้งรายละเอียดของสินค้า ว่าสินค้านั้นอยู่กล่องไหน ถูกบรรจุ หรือ Packing มาแบบใด
โดยเอกสารใบนี้จะถูกออกโดยผู้ส่งออกหรือผู้ขาย ดังนั้นเหล่าบรรดาคนทำ Shipping ควรต้องเก็บเอกสาร (PL) ไว้ให้ดี
เพราะถ้าหากเอกสารหาย จะไม่สามารถระบุสินค้าได้เลยอาจทำให้เกิดความยุ่งยากและเสียเวลาในการเคลียร์สินค้าครับ





4. CI, Commercial invoice


เอกสารใบนี้เป็นเอกสารที่สำคัญมาก (CI) ดังนั้นบริษัท Shipping ทั้งหลายจึงจำเป็นต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจ
เพราะเอกสารใบนี้ ผู้ส่งออกหรือผู้ขาย จะเป็นคนออกเอกสารใบนี้ให้กับ ผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อ 
ใช้สำหรับแนบไปพร้อมกับเอกสารอื่นๆเพื่อใช้ออกของกับทางกรมศุลกากร
*เสริมอีกนิดว่าในทางปฏิบัติเราอาจพบเจอปัญหาต่างๆ กับทางกรมศุลกากรได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องภาษี เรื่องการนำเข้า ฯลฯ
ดังนั้นคนทำ Shipping จะต้องเตรียมตัวให้พร้อม และหากเป็นไปได้ควรมีคนในบริษัทที่พร้อมเคลียร์ปัญหาหน้างานต่างๆด้วยครับ





5. B/L, Bill of lading ใบตราส่งสินค้าทางเรือ


เอกสารใบนี้ (B/L) เป็นเอกสารที่สำคัญมากๆสำหรับคนทำ Shipping
เพราะเอกสารใบนี้ ผู้ส่งออกหรือผู้ขาย จะต้องเป็นคนบอกข้อมูลให้กับผู้ให้บริการขนส่ง (บริษัทขนส่งเป็นผู้ออกเอกสารใบนี้ B/L)
ส่วน ผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อ เองก็ต้องตรวจเอกสารด้วยเช่นกันเพื่อป้องกันความผิดพลาดครับ





5.1 AWB, Airway Bill ใบตรางส่งทางอากาศ


เอกสารใบนี้ (AWB)เป็นเอกสารที่สำคัญมากๆสำหรับคนทำ Shipping
เพราะเอกสารใบนี้ ผู้ส่งออกหรือผู้ขาย จะต้องเป็นคนบอกข้อมูลให้กับผู้ให้บริการขนส่ง (บริษัทขนส่งเป็นผู้ออกเอกสารใบนี้ AWB)
ส่วน ผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อ เองก็ต้องตรวจเอกสารด้วยเช่นกันเพื่อป้องกันความผิดพลาดครับ





6. D/O, Delivery order ใบปล่อยสินค้า


เอกสาร (D/O) ใบนี้  ผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อ จำเป็นต้องใช้ในการนำปล่อยตู้สินค้าที่ท่าเรือ หรือท่าอากาศยาน
โดยผู้ที่จะออกเอกสารใบนี้ให้ คือผู้ให้บริการขนส่งระหว่างประเทศ
*ดังนั้นเอกสารใบนี้ก็สำคัญมากเช่นกัน ผู้ที่ทำธุรกิจ Shipping จำเป็นต้องดูรายละเอียดให้ดี





7. Export entry ใบขนสินค้าขาออก

เอกสารใบนี้เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้า ทั้งชนิด ราคา จำนวน ฯลฯ ให้กับทางกรมศุลกากรทราบ
โดยนำไปคิดภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออกของเราได้ โดยดำเนินการผ่าน Shipping ครับ

7.1 Import entry ใบขนสินค้าขาเข้า

เอกสารใบนี้เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้า ทั้งชนิด ราคา จำนวน ฯลฯ ให้กับทางกรมศุลกากรทราบ
โดยนำไปคิดภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออกของเราได้ โดยดำเนินการผ่าน Shipping ครับ





8. Marine/Air Insurance ประกันภัยขนส่งสินค้า

เอกสารใบนี้ก็สำคัญอย่างมากเช่นกัน โดยแนะนำว่าบริษัท Shipping ทุกเจ้าควรจะมี
ระบบประกันภัยสินค้า โดยปกติการประกันภัยจะช่วยลดความเสียหายที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการขนส่งสินค้าได้ครับ
ซึ่งค่าป้องกันสูงสุดมักอยู่ที่ 90% ของมูลค่าสินค้า





9. CO, Certificate of Origin เอกสารยืนยันถิ่นกำเนิด

เป็นเอกสารที่แสดงว่า สินค้าผลิตจากที่ไหน วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด สามารถเข้ากับข้อกำหนดการยกเว้นหรือลดภาษีหรือไม่
ปัจจุบันทุกประเทศมีสิทธิพิเศษทางภาษีต้องใช้ใบยืนยันถิ่นกำเนิด (CO) กันหมดแล้วครับ

"CE Logistics Thailand หวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อบรรดาผู้นำเข้าและส่งออก
และเพื่อนๆที่ทำธุรกิจ Shipping หากเราเข้าใจอย่างท่องแท้แล้วการดำเนินธุรกิจและการทำงาน จะทำได้ง่ายขึ้นมาก"